Avec l’avènement du numérique, le besoin de conserver et de sécuriser les documents importants devient de plus en plus crucial. La solution ? Un coffre-fort numérique comme MyPeopleDoc, qui permet d’archiver et de partager vos données en toute sécurité.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc est une plateforme en ligne conçue pour aider les entreprises à gérer leurs documents numériques et physiques dans un espace unique, sécurisé et facile d’accès. Cette solution offre la possibilité de stocker, archiver, organiser et retrouver rapidement tous types de documents grâce à un système intelligent de gestion électronique des documents (GED).
Ce service garantit la sécurité et la confidentialité des informations grâce à un niveau de cryptage élevé, conforme aux normes internationales en matière de protection des données.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
Sécurité accrue pour vos documents
Stockés dans un data center en France, vos documents sont protégés par des dispositifs de sécurité multiples, notamment la sauvegarde régulière des données, la surveillance 24/7 et l’accès restreint aux personnes autorisées. Ces mesures contribuent à prévenir la perte, le vol ou la corruption de vos précieux fichiers.
Facilité d’accès et de partage
L’un des avantages du coffre-fort numérique est sa capacité à rendre les documents accessibles rapidement et facilement, où que vous soyez, grâce à une connexion Internet. En outre, MyPeopleDoc facilite la collaboration en permettant le partage sécurisé de documents avec des collègues ou des partenaires.
Gain de temps et d’efficacité
Grâce à des fonctionnalités avancées de recherche et de classement, ainsi qu’à l’intégration facile avec d’autres applications professionnelles, MyPeopleDoc contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle en réduisant les délais d’exécution et les erreurs documentaires. Vous pourrez désormais consacrer davantage de temps aux tâches importantes de votre entreprise plutôt qu’à chercher des documents égarés.
Comment fonctionne MyPeopleDoc ?
Importation et stockage des documents
- Vos documents peuvent être importés directement depuis votre ordinateur, scanner ou encore un logiciel ou application tiers, grâce à une API spécifique.
- Tous les types de formats sont acceptés : documents textes, tableurs, images, vidéos, audio, etc.
- Une fois dans le système, vos fichiers sont automatiquement classés selon leur contenu et leur type, et se voient attribuer des tags et mots-clés pour faciliter ultérieurement leur recherche et leur gestion.
Gestion et consultation des documents
MyPeopleDoc offre un panel complet de fonctionnalités pour gérer vos documents efficacement :
- Accès rapide à vos documents grâce à une arborescence claire et des outils de recherche performants.
- Options de tri, filtres et favoris pour personnaliser et optimiser votre espace de travail.
- Visualisation, annotation, signature électronique ou encore modification des fichiers directement depuis la plateforme.
- Edition en temps réel des documents avec d’autres utilisateurs pour faciliter le travail collaboratif.
- Définition des droits d’accès et de modification pour chaque document et utilisateur.
Partage sécurisé et communication
Favoriser la collaboration tout en maintenant la confidentialité de vos documents est primordial. MyPeopleDoc permet d’y parvenir en proposant des options de partage adaptées :
- Envoi simple et rapide de documents via un lien sécurisé, dont l’accessibilité peut être déterminée par durée ou par nombre de téléchargements.
- Intégration facile dans vos courriels professionnels grâce à une URL unique générée automatiquement pour chaque fichier partagé.
- Création d’espaces communs pour travailler sur des projets en groupe et échanger des fichiers en toute sécurité entre les membres autorisés.
- Suivi et contrôle des actions effectuées sur chaque document (téléchargements, modifications, suppressions), afin de garantir leur traçabilité.
En résumé…
MyPeopleDoc coffre fort numérique est une solution complète qui offre aux entreprises la possibilité de stocker, gérer et partager leurs documents en ligne avec une sécurité optimale. En centralisant vos données et en vous permettant d’accéder rapidement à l’information dont vous avez besoin,
MyPeopleDoc facilite la collaboration et la prise de décision tout en préservant la confidentialité et l’intégrité de votre patrimoine documentaire. En somme, un outil indispensable pour les organisations modernes soucieuses d’évoluer dans un environnement numérique toujours plus concurrentiel.